Obowiązek posiadania kasy fiskalnej zmusza przedsiębiorców do zakupu odpowiedniego urządzenia. Nierzadko ten zakup odbywa się w pośpiechu. Wybór zazwyczaj pada na kasę fiskalną. Niektórzy, z braku wiedzy lub czasu, o zaletach drukarek fiskalnych dowiadują się już w trakcie prowadzenia działalności gospodarczej. A szkoda, bo to urządzenie, choć droższe, znakomicie sprawdza się w placówkach handlowych o dużym natężeniu ruchu. Producentami drukarek fiskalnych są znane marki, takie jak Elzab, Novitus, Posnet. Poszczególne modele drukarek różnią się funkcjami i parametrami, które warto dostosować do wielkości własnej firmy oraz branży, w jakiej ta firma funkcjonuje.

Na jakiej zasadzie działają drukarki fiskalne? Drukarka fiskalna współpracuje z komputerem. W przeciwieństwie do kasy fiskalnej, nie może działać samodzielnie. To w komputerze, w zainstalowanym programie magazynowym, zarządzasz sprzedażą, bo tutaj umieszczasz bazę towarów i usług. Drukarka fiskalna drukuje do każdej przeprowadzonej transakcji paragon fiskalny (który można poprawić przed wydrukiem), a także, na życzenie, fakturę VAT.

By pracować z drukarką fiskalną należy zaopatrzyć się w program magazynowy. Na rynku dostępne są mi.in. programy: Subiekt GT, Symfonia, WF-MAG. Warto pamiętać, że programy do prowadzenia ewidencji nie są dołączone do drukarki fiskalnej. Trzeba je kupić oddzielnie. Przed zakupem warto pobrać wersję testową danego oprogramowania i sprawdzić, czy pasuje ono do profilu działalności, którą prowadzimy, a jednocześnie, czy spełnia nasze oczekiwania.

Drukarki fiskalne to przede wszystkim wygoda. Sprzedawca nie musi wprowadzać towaru (lub grupy towarów) do pamięci urządzenia (tak jak w przypadku kasy fiskalnej). Może to zrobić bezpośrednio w komputerze, w programie magazynowym. Posiadacze drukarek fiskalnych mają większą kontrolę nad stanem magazynowym towaru. Szybciej mogą przeprowadzić aktualizację po sprzedaży danego artykułu. To znacznie usprawnia codzienną pracę.

Nowoczesne i praktyczne funkcje, jakie posiadają drukarki fiskalne, kuszą potencjalnych nabywców. Warta zainteresowania jest funkcja elektronicznej kopii paragonu (oszczędzamy na zakupie tradycyjnych rolek), a także funkcja wydruku grafiki. Logo firmy, na wydanym klientowi paragonie, to dodatkowa reklama.